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POLÍTICA DE BRACE DEVELOPERS S.A.S. PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1581 DE 2012 Y EL DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO 1074 DE 2015
1. PROPÓSITO La presente POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que se recolecten, sean tratados y/o almacenados en las Bases de Datos tanto físicas como digitales y el procedimiento para la atención de solicitudes, consultas y reclamos por BRACE DEVELOPERS S.A.S., se expide en cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y con el fin de que en su calidad de Responsable de manejo de Datos Personales, realice el Tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento y observancia de la normatividad aplicable, garantizando a los Titulares de los Datos el ejercicio de sus derechos.
2. RESPONSABLE BRACE DEVELOPERS S.A.S., es una sociedad comercial, identificada con NIT 901.386.063-9: • Dirección: Cl 147 No. 7 B 95 Ap 203 • Ciudad: Bogotá D.C. • Correo Electrónico: soporte@bracedevelopers.com • Persona a cargo de PQRS: Juan José Ruiz Soto – CTO
3. DEFINICIONES (Artículo 3° de la Ley 1581 de 2012) • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, circulación, organización, destrucción y/o supresión.
4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012) En el desarrollo, interpretación y ejecución de la presente POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, se aplicarán los siguientes principios: • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. • Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES (Artículos 8 y 10 de la Ley 1581 de 2012) En el desarrollo de sus actividades y su objeto social, BRACE DEVELOPERS S.A.S. realiza el Tratamiento de Datos Personales, a través de sus empleados, funcionarios, contratistas o mandatarios encargados del referido tratamiento. En todo momento, BRACE DEVELOPERS S.A.S. se compromete a mantener la confidencialidad de los Datos Personales recolectados para ser tratados, podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas que tengan la facultad legal de solicitarla, y a permitir al Titular de los Datos Personales el ejercicio de sus Derechos. El Tratamiento de los Datos Personales por BRACE DEVELOPERS S.A.S. incluye la recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, circulación, organización, destrucción y/o supresión, todo ello de forma parcial o total y de acuerdo con lo contemplado en la ley, con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, contractual, civil y comercial entre BRACE DEVELOPERS S.A.S. y los Titulares de los Datos Personales, además en cumplimiento de las finalidades descritas en la política (control, gestión y ejecución de servicios, desarrollo de soluciones web y móviles, consultoría, gestión tributaria y contable, marketing, encuestas, administración del recurso humano, seguridad, entre otras). Respecto de la Transferencia y/o Transmisión de los Datos Personales y únicamente con el fin de cumplir con las finalidades establecidas en la presente política, los Titulares de los Datos Personales recolectados por BRACE DEVELOPERS S.A.S. autorizan de manera expresa e inequívoca la transferencia, transmisión, venta o asignación de todos y cada uno de sus Datos Personales a terceros ubicados en Colombia y/o en el exterior, tales como, pero sin limitarse a entidades públicas, socios comerciales, clientes, contratistas, aliados estratégicos, afiliados, subordinadas, filiales o subsidiarias, con quienes se celebrarán los acuerdos y/o compromisos respectivos para la Transferencia y/o Transmisión de Datos Personales. Además, dicha Transferencia y/o Transmisión también podrá existir si hubiere lugar a una venta, fusión, escisión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial o transferencia global de activos, reorganización o liquidación de BRACE DEVELOPERS S.A.S. En cualquier caso de Transferencia y/o Transmisión, BRACE DEVELOPERS S.A.S. exigirá a quien reciba los Datos Personales que su Tratamiento se realice de conformidad con las finalidades autorizadas, así como respetando la seguridad y privacidad de la información del Titular de los mismos. Todas las categorías anteriores excluyen los datos de aceptación (opt-in) del originador de mensajería de texto y el consentimiento; esta información no se compartirá con ningún tercero.
6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES (Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) Se consideran datos sensibles "aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos". El Titular de datos sensibles no está obligado a suministrarlos, por lo cual es facultativo responder preguntas sobre los mismos, y ningún empleado, funcionario, Responsable o Encargado del Tratamiento está autorizado para exigir datos sensibles del Titular o de terceros. Si para las actividades desarrolladas y los bienes y/o servicios prestados por BRACE DEVELOPERS S.A.S. es necesario el Tratamiento de datos sensibles, será imperativo contar con la previa y expresa autorización del Titular y/o que su Tratamiento se realice bajo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES BRACE DEVELOPERS S.A.S. no realiza Tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes y, si eventualmente se requiere, éste se realizará dentro de las finalidades de la presente política, cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando el Tratamiento cumpla con los parámetros legales: (i) que la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes sea otorgada por alguno de sus Representantes Legales; y (ii) que se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Los Representantes Legales deben garantizar el derecho del menor a ser escuchado previamente al otorgamiento de la autorización y valorar su opinión conforme a su madurez, autonomía y capacidad. El Tratamiento de los datos personales de menores de edad debe responder al interés superior de ellos y debe asegurarse el respeto de sus derechos fundamentales.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los Datos Personales podrán, entre otros: • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BRACE DEVELOPERS S.A.S. o a los Encargados. • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales. • Ser informados por BRACE DEVELOPERS S.A.S. o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, en los términos previstos en la ley y decretos reglamentarios. • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. DEBERES DE BRACE DEVELOPERS S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO (Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012) BRACE DEVELOPERS S.A.S., como Responsable del Tratamiento, tiene, entre otros, los siguientes deberes: • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten. • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias. • Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. • Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario. • Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. • Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad. • Tramitar las consultas y reclamos en los términos legales. • Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad cuando corresponda.
10. DEBERES DE LOS ENCARGADOS O DE BRACE DEVELOPERS S.A.S. COMO ENCARGADO (Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012) Cuando BRACE DEVELOPERS S.A.S. actúe como Encargado, o cuando exista un Encargado del Tratamiento, serán aplicables, entre otros, los siguientes deberes: • Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data. • Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas. • Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de la ley. • Actualizar la información reportada por los Responsables dentro de los plazos legales. • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares. • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el cumplimiento de la ley. • Registrar las leyendas "reclamo en trámite" e "información en discusión judicial" cuando sea aplicable. • Abstenerse de circular información controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado. • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones de seguridad cuando corresponda.
11. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS (Artículos 14, 15 y 16 de la Ley 1581 de 2012) Los Titulares o sus causahabientes podrán presentar solicitudes de consulta y/o reclamo al correo electrónico soporte@bracedevelopers.com. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado. PROCEDIMIENTO EN CASO DE CONSULTAS: BRACE DEVELOPERS S.A.S. contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles para responder la consulta. Si no es posible atenderla en dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales. PROCEDIMIENTO EN CASO DE RECLAMOS: El Titular podrá presentar un reclamo cuando considere que la información deba ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando exista un presunto incumplimiento de los deberes legales. El reclamo deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. En caso de reclamos incompletos, se requerirá al interesado para que subsane dentro de los cinco (5) días siguientes; si no se presenta la información dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" y el término máximo de respuesta será de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales en caso necesario. PROCEDIMIENTO EN CASO DE REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Cuando el Titular y/o causahabiente soliciten la revocatoria de la autorización, se seguirá el procedimiento de reclamos, sin perjuicio de que la revocatoria no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
12. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES BRACE DEVELOPERS S.A.S. solo podrá tratar los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento y con las disposiciones aplicables. Una vez cumplidas las finalidades, se procederá a la supresión de los datos personales, salvo cuando deban conservarse para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales. La Autorización del Tratamiento de los Datos Personales podrá revocarse o suprimirse en cualquier momento, conforme a los procedimientos previstos en la presente política y en la ley.
13. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES El Titular declara que ha sido informado, conoce y ha leído la Política para la Protección y Tratamiento de Datos Personales de BRACE DEVELOPERS S.A.S. y, en consecuencia, otorga su autorización previa, expresa, libre, inequívoca e informada para: • El Tratamiento de sus datos personales (incluyendo datos de contacto, identificación, ubicación, socioeconómicos, académicos, sensibles, de salud, biométricos e imagen) dentro de las finalidades comunicadas en la Política. • La obtención de datos personales a partir de cruces de información con centrales de riesgo y terceros, cuando sea posible. • La transferencia y/o transmisión nacional e internacional de sus Datos Personales. • El Tratamiento de datos sensibles dentro de las finalidades establecidas en la Política. • Que se solicite en su nombre la supresión de sus datos personales a los Encargados cuando corresponda. • Que, en caso de operaciones societarias (venta, fusión, escisión, etc.), sus datos puedan ser transferidos o asignados a terceros conforme a la Política. El Titular declara y acepta, entre otros, que: (i) de ser aplicable, autoriza el tratamiento de los datos de menores que representa legalmente; (ii) conoce el procedimiento para ejercer sus derechos; (iii) entiende el carácter facultativo de la entrega de datos sensibles; y (iv) declara que la información entregada es veraz, completa y actualizada.
14. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA El periodo de vigencia de las bases de datos será indefinido. La presente Política para la Protección y Tratamiento de Datos Personales de BRACE DEVELOPERS S.A.S. estará vigente desde el 10 de noviembre de 2021. En caso de cambios sustanciales, los mismos se comunicarán de manera oportuna a los Titulares de los Datos Personales, con el fin de obtener, cuando corresponda, una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. BRACE DEVELOPERS S.A.S. se reserva el derecho de modificar o actualizar esta Política en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
